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Lean Office: come avere un ufficio “agile e snello”

La disciplina Lean non è solo per la produzione!

Quanto tempo impiega un documento, un ordine, un progetto, una distinta d’acquisto, un reclamo cliente, una comunicazione per andare a destinazione fra gli uffici della mia azienda? Quanti documenti sono accatastati sulla mia scrivania? Quanto tempo impiego a trovare quel documento?

Queste sono solo alcune domande che spesso chi lavora in un ufficio si pone, e con molta probabilità sono domande alle quali non sa dare una risposta precisa.

Negli uffici, infatti, sono tantissimi gli sprechi, e non solo di tempo e risorse come vedremo, che rallentano e rendono difficoltoso il lavoro. Le statistiche odierne ci dicono che circa il 70% degli sprechi si trovano proprio nelle attività Amministrative.

Fondamentale allora è chiedersi: quali soluzioni posso adottare per eliminare o almeno migliorare gli sprechi in ufficio? Cosa posso fare per migliorare la qualità del lavoro?

Per rispondere a queste domande bisogna prima di tutto imparare a riconoscere cosa è giusto e cosa è sbagliato o, meglio, cosa è spreco e cosa invece non lo è. La soluzione, quindi, sta nel concetto di Lean.

Oggi si sente parlare di Lean Production, cioè un insieme di tecniche e metodologie sviluppate intorno al concetto di filosofia organizzativa che servono per la riduzione gli sprechi all’interno dei processi aziendali. È facile pensare agli sprechi legati alla produzione, gli scarti.

In realtà il concetto di Lean è molto versatile e viene applicato sempre più spesso in diversi ambiti. È infatti possibile paragonare gli sprechi di produzione individuati dalla Lean Production agli sprechi in ufficio. Si parla allora di lean office o lean service.

Vediamo dunque in dettaglio cosa si intende per spreco, quali sono gli sprechi in ufficio e cosa si intende per lean office.

Lean Office: lo spreco in ufficio

Ma cos’è spreco? Lo spreco nella filosofia della lean production è l’insieme di tutte quelle attività che portano a disperdere energie e risorse all’interno di un’azienda e che quindi non portano nessun vantaggio al lavoro.

Nel concetto di Lean sono considerati sprechi, quindi, tutte le risorse che non producono valore. Gli sprechi allora possono riguardare la forza lavoro, il tempo, le competenze dei propri collaboratori, le risorse.

Ma quali sono i maggiori sprechi in ufficio?

1. Sovraproduzione

Negli uffici spesso c’è una mancanza di comunicazione, uno sbilanciamento delle attività, ci si focalizza su aspettative e non sulle reali richieste del cliente. Questo porta a una sovrapproduzione che può riguardare: produrre più del necessario, produrre più velocemente del richiesto, duplicare gli sforzi.

Ovvero spesso in un ufficio si assiste a:

Duplicare file
Dare Informazioni aggiuntive inutili per tamponare mancanza di comunicazione
Generare report inutilizzati
Inserire informazioni ripetitive su più documenti.

2. Sprechi di tempo

Gli sprechi di tempo negli uffici sono legati spesso all'organizzazione di strutture più complesse del necessario o come conseguenza di sistemi inadeguati, ad esempio scarsa efficacia del personale, tempi non pianificati, mancanza di azioni standardizzate. Inoltre, negli uffici ci sono tempi non solo di attività ma anche di inattività dovuti al fatto di avere dipendenti non in linea nel gestire un servizio o un’informazione.

Questo porta a:

Persone che aspettano per fare l’attività
Persone che aspettano informazioni
Persone che aspettano attrezzature libere
Attrezzature che aspettano persone.

Tutto questo genera non solo insoddisfazione tra gli impiegati ma soprattutto nel cliente finale che aspetta risposte, informazioni, documenti che tardano ad arrivare.

3. Sprechi di risorse

All'interno degli uffici, la più comune forma di sprechi di risorse risulta essere la mancata integrazione dei processi IT: attraverso un miglioramento di questo tipo è possibile limitare gli sprechi di materiale cartaceo, stampe, energia. Negli uffici situazioni comuni sono:

Documenti accumulati sulle scrivanie
Tenere files, libri, informazioni, documenti obsoleti
Deposito di informazioni sbagliate
Complessa gestione degli archivi.

Questo è dato soprattutto dal fatto che mancano strumenti adeguati, disposizione degli uffici inefficace, sistemi di gestione delle informazioni troppo complessi.

4. Sprechi di risorse umane

Oggi più che mai è fondamentale per un’azienda limitare gli sprechi legati al personale. Spesso è la mancanza di coinvolgimento che porta i dipendenti a lasciare la propria azienda. Un turnover personale alto è un segno che un'impresa non sta rispettando la work life balance del personale e sta quindi perdendo i propri dipendenti migliori.

Negli uffici spesso:

Non ci sono manager e dirigenti con capacità di leadership adeguate
Non si chiedono opinioni in merito a tematiche importanti
Non si considera che le singole persone possono contribuire al lavoro di Gruppo.
Non si svolgono attività di Team Building

Un’azienda quindi per migliorare tutti gli aspetti legati agli sprechi in ufficio può intraprendere un’azione lean, e la filosofia Lean deve entrare nei processi gestionali e organizzativi.

Vediamo allora in dettaglio cosa si intende per lean office.

Lean Office gli sprechi in ufficio - In Training

Cos'è la Lean Office

Con il termine lean office si intende un insieme di metodi e tecniche necessarie per organizzare e gestire al meglio i flussi di documenti e di informazioni negli uffici. L’obiettivo principale della lean office è quello di ottenere processi informativi privi di sprechi, quindi più veloci, affidabili ed economici.

Essendo rivolta alle attività Amministrative, la lean office mira al miglioramento dei seguenti punti:

Eliminare i costi che non sono un valore, ovvero quelli per cui non si è disposti a pagare;
Ridurre complessità inutili di un processo e attività non necessarie, ovvero gli errori;
Aumentare le capacità organizzative e gestionali con un utilizzo migliore delle risorse.
Migliorare le soft skills e le hard skills dei dipendenti, per continuare a mantenerli ingaggiati con l'impresa

La lean office risponde a domande quali: Esistono delle procedure standardizzate? Sono applicate delle best practice? C’è un referente per ogni processo? Gli impiegati comprendono come il loro ruolo influenzi un processo? Le informazioni sono comunicate correttamente?

Il lean office punta a identificare il valore per il cliente e, di conseguenza, lo spreco; ne deriva la capacità di fornire esattamente quello che li cliente vuole con tempistiche ottimali.

Le aziende che hanno adottato le logiche del lean office hanno ottenuto ottimi risultati che possono riassumersi in:

qualità elevata e alta soddisfazione del cliente
costi ridotti e alti margini di redditività
flessibilità e reattività alle condizioni dinamiche del mercato.

Applicare le tecniche di lean office significa far scorrere il lavoro d’ufficio velocemente. Come? Da una parte focalizzando gli sforzi affinché i dipendenti operino solo sulle attività che creano valore per il cliente eliminando e riducendo gli sprechi in ufficio, dall’altra velocizzando le operazioni ed eliminando di conseguenza i tempi morti.

Intraprendere e mettere in pratica azioni lean quindi porta a notevoli benefici qualitativi in generale per l’azienda: immagine di un’impresa moderna ed innovativa, maggiore attrattività di talenti, buon clima aziendale, elevata riduzione dell’ambiguità dei processi e di conseguenza degli errori.

Quali sono allora gli step da seguire per introdurre il modello lean in ufficio? Quali strumenti posso utilizzare?

Tecniche e metodologie di Lean Office

Analizzare un processo in ottica lean office significa rivedere il modo di operare all’interno degli uffici, aumentando le attività che creano valore ed eliminando quelle invece che non lo creano ma anzi sono dannose, ovvero gli sprechi. Questo fa si che il processo fluisca velocemente attraverso la focalizzazione degli sforzi delle persone, il bilanciamento delle attività attraverso una corretta ridistribuzione dei compiti, il costante e dinamico controllo delle performance.

Vediamo alcune delle metodologie di lean office più efficaci.

Value Stream Map

Per applicare il lean office è necessario prima di tutto pensare all’informazione come a un prodotto. Così come avviene all’interno dei reparti produttivi, tutte le attività necessarie alla gestione e organizzazione dell’informazione possono essere inserite in tre categorie:

attività a valore aggiunto
attività senza valore aggiunto ma necessarie
attività senza valore aggiunto.

Per intraprendere un’azione nell’ottica di lean office è quindi importante concentrare l’attenzione su come vengono gestite le informazioni e quindi sull’aumentare le attività a valore aggiunto ed eliminare quelle che non lo hanno.

Necessario è quindi creare una mappa delle attività dividendole nelle tre categorie, ovvero realizzare la Value Stream Map.

La “Value Stream” è l’insieme di tutte le azioni utili a creare valore nel prodotto e/o servizio oggetto di scambio con il cliente, e permette di vedere da una parte la Current State Map, ovvero la fotografia dell’attuale situazione dell’ufficio e dall’altra la Future State Map, ovvero la situazione a cui si vuole arrivare.

Metodo 5S

Si può utilizzare poi la metodologia 5s. Nata dalla tradizione giapponese, prevede 5 azioni necessarie per eliminare tutto ciò che è spreco, con l'obiettivo di togliere tutto ciò che non è strettamente funzionale all'attività svolta.

Le 5 azioni sono:

Seiri: Dividere ciò che serve per produrre e lavorare bene da ciò che, invece, è un intralcio.
Seiton: Riordinare sempre la postazione di lavoro, perchè l’efficienza è data anche da questo.
Seiso: Pulire la postazione di lavoro in modo da riuscire a trovare facilmente i documenti.
Seiketsu: Standardizzare le operazioni e i processi (non bisogna mai improvvisare e inventare procedure nuove).
Shitsuke: Diffondere questa metodologia in ogni angolo dell’ufficio.

Visual Management

Un altro strumento utile a creare un ambiente di lavoro, nel nostro caso un ufficio efficiente, è il Visual Management. Il suo scopo è quello di rendere i processi condivisi visivamente disponibili e comprensibili nel modo più semplice. Gli elementi visivi sono utili per ridurre gli errori e per rendere trasparenti i processi. Questo può essere esplicito nell'organizzazione dell’ufficio grazie alla presenza di: simboli magnetici, Visual Board, Dash Board, Flip Chart, Kanban Box.

Corsi di formazione dei dipendenti

I dipendenti, per essere produttivi ed efficienti, devono essere formati e motivati. Per questo i corsi di formazione per dipendenti possono aiutarti a creare un lean office: un esempio sono corsi per sviluppare le competenze informatiche permettono ai dipendenti di interagire al meglio con gli strumenti informatici che l'azienda mette a disposizione.

Un percorso di formazione sulle competenze relazionali può supportare i dipendenti nello sviluppare una comunicazione efficace nell'ufficio, risolvendo alcuni dei problemi che portano sprechi in ufficio.

Esistono molti altri corsi di formazione che possono aiutarti a formare i tuoi dipendenti in ottica lean office:

Corso di Lean Office

Gli Strumenti di Lean Office: Corso Lean Office - In Training

Se nel tuo ufficio riscontri uno o più problemi precedentemente descritti, il team di In training Srl può guidarti in un percorso verso l’acquisizione di buone pratiche ed una migliore organizzazione del lavoro d’ufficio.

In training srl, infatti, attiva un corso di lean office (Scopri il Corso Ufficio Lean) efficacie e di facile fruizione. Il corso viene erogato attraverso varie metodologie: teoria, simulazione pratica, sperimentazione dei concetti appresi e scambio di esperienze. Il fine è quello di rendere gli uffici dei luoghi di lavoro efficienti e pronti a rispondere ai cambiamenti richiesti dall’organizzazione e dal mercato di riferimento.

In particolare, il corso verterà in generale sulle seguenti tematiche:

Introduzione al concetto di lean e lean office
Lo spreco in ufficio: cos’è e come riconoscerlo
Concetti di valore e non valore
Metodologie lean office: Visual Stream Map, 5s, Visual Management.

Attraverso il corso i partecipanti saranno in grado di identificare i bisogni e le aspettative dei clienti, comprendere come rendere l’organizzazione del proprio ufficio snella ed efficiente eliminando gli sprechi, fornire gli strumenti utili al fine di riorganizzare l’attività amministrativa, individuare nuove metodologie per motivare e indirizzare il personale.

Se sei interessato al corso e vuoi chiedere informazioni clicca qui.

Conclusione

In Training è un'impresa che si occupa di supportare le imprese tramite agevolazioni dei corsi di formazione obbligatori e volontari per dipendenti, tramite formazione finanziata, formazione finanziata Brescia, agevolazioni regionali (come Formazione Continua) e agevolazioni nazionali (come il Fondo Nuove Competenze) per la formazione.